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Datenschutzerklärung

Social Heaven Studios UG (haftungsbeschränkt)

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Social Heaven Studios UG (haftungsbeschränkt) personenbezogene Daten verarbeitet. Sie gilt für die Nutzung unserer Website, für die Kommunikation mit uns sowie für unsere Geschäftsbeziehungen zu Content Creatorn, Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern und Bewerbenden.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Social Heaven Studios UG (haftungsbeschränkt)
Bonner Straße 12
51379 Leverkusen
Deutschland

Registergericht: Amtsgericht Köln, HRB 129427
Vertreten durch die Geschäftsführerin Li-Stella Ender

In allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: datenschutz@social-heaven.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Eine Bestellpflicht nach § 38 BDSG besteht für uns derzeit nicht, da in der Regel weniger als 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Verantwortung für den Datenschutz liegt bei der Geschäftsführung. Anfragen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. In Betracht kommen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, insbesondere für die Verwendung von Bildnissen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa bei Creator- und Kundenverträgen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen, etwa sichere Bereitstellung der Website, Geschäftsanbahnung und Kommunikation.

Bei Bewerbungen gilt zusätzlich § 26 BDSG. Für die Veröffentlichung von Bildnissen gelten neben der DSGVO die §§ 22 f. KunstUrhG.

4. Verarbeitung bei Nutzung unserer Website

4.1 Hosting

Unsere Website wird bei Webflow, Inc., 398 11th Street, San Francisco, CA 94103, USA betrieben. Beim Aufruf der Seite verarbeitet Webflow in unserem Auftrag technische Daten, die Ihr Browser übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung.

4.2 Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf werden automatisch folgende Daten protokolliert: aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp und Version, Betriebssystem, Referrer-URL und gekürzte IP-Adresse. Die Verarbeitung dient der Betriebssicherheit und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logs werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

4.3 Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb und die Sicherheit der Website erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens findet nicht statt. Wir setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein und binden keine Tracking-Dienste ein.

4.4 Terminbuchung

Für die Vereinbarung von Terminen (insbesondere Erstgespräche) nutzen wir das Buchungstool VibeBook der trafficdesign GmbH, Hohenstaufenring 29-37, 50674 Köln, erreichbar unter datenschutz@trafficdesign.de. VibeBook ist Teil unserer internen Plattform VibeCRM und wird auf Servern in der Europäischen Union betrieben. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin sowie freiwillige Angaben zu Ihrem Anliegen (z. B. Telefonnummer oder Freitext). Zur Durchführung des Termins versenden wir Bestätigungs-, Erinnerungs- und ggf. Absage- bzw. Umbuchungsnachrichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Terminorganisation).

5. Kontaktaufnahme und Interessentenverwaltung

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Buchungstool kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Für die Verwaltung von Anfragen und Geschäftsanbahnungen nutzen wir das CRM-System Pipedrive der Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland. Dort speichern wir Name, Unternehmen, Position, Kontaktdaten sowie den Verlauf der Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und der Pflege von Geschäftskontakten. Wir löschen die Daten, wenn sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

6. Content Creator und Auftragnehmer

Wir produzieren User Generated Content für unsere Kundinnen und Kunden und arbeiten dafür mit selbstständigen Content Creatorn zusammen. Die Verarbeitung ihrer Daten ist Kern unserer Tätigkeit.

6.1 Kategorien der Daten

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum soweit erforderlich
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Profildaten: Social-Media-Profile und Handles, Profilbilder, Portfolio und Referenzmaterial, Reichweiten- und Zielgruppenangaben
• Vertragsdaten: Angebote, Verträge, Briefings, Freigaben, Einwilligungen und Model Releases, eingeräumte Nutzungsrechte
• Abrechnungsdaten: Honorare, Rechnungen, Bankverbindung, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Inhaltsdaten: Bild-, Ton- und Videoaufnahmen der Creator einschließlich ihrer Stimme und ihres Abbilds

6.2 Zwecke

• Auswahl und Ansprache geeigneter Creator
• Anbahnung, Abschluss und Abwicklung des Vertrags
• Produktion, Abnahme und Freigabe der Inhalte
• Erwerb und Dokumentation der Nutzungsrechte an den Inhalten
• Übergabe der fertigen Inhalte und der eingeräumten Nutzungsrechte an unsere Kundinnen und Kunden sowie deren Agenturen
• Vergütung, Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Aufbau und Pflege eines Creator-Pools für künftige Anfragen

6.3 Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Anbahnung, Abschluss und Abwicklung des Vertrags einschließlich Vergütung
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 22 KunstUrhG für die Aufnahme, Verwendung und Weitergabe von Bildnissen und Stimmaufnahmen im vereinbarten Umfang
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Ansprache potenzieller Creator und die Pflege des Creator-Pools

6.4 Herkunft der Daten

Wir erheben die Daten unmittelbar bei den Creatorn. Daneben nutzen wir für die Ansprache öffentlich zugängliche Profile auf Social-Media-Plattformen sowie, soweit vereinbart, Angaben von Creator-Agenturen und vergleichbaren Vermittlern.

6.5 Empfänger

Die produzierten Inhalte sowie die dazugehörigen Nutzungsrechte übergeben wir an die beauftragende Kundin oder den beauftragenden Kunden und, soweit vorhanden, an deren Agenturen. Die Inhalte werden anschließend durch diese auf Werbeplattformen ausgespielt. Über den Umfang dieser Nutzung informieren wir die Creator vor der Produktion; sie ist Gegenstand der Einwilligung und des Vertrags. Zur Bearbeitung, Prüfung und Freigabe der Inhalte setzen wir die in Abschnitt 9 genannten Dienstleister ein. Diese verarbeiten das Material ausschließlich in unserem Auftrag. Abrechnungsdaten geben wir an unsere Steuerberatung und unsere Bank weiter.

6.6 Speicherdauer

Vertrags- und Nachweisunterlagen zu eingeräumten Nutzungsrechten bewahren wir für die Dauer der eingeräumten Rechte und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen auf. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 257 HGB und § 147 AO zehn Jahre auf. Profil- und Kontaktdaten im Creator-Pool löschen wir auf Widerspruch oder wenn sie nicht mehr benötigt werden.

6.7 Widerruf

Eine erteilte Einwilligung, insbesondere zur Verwendung von Bildnissen, kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits an Kundinnen und Kunden übergebene und vertraglich lizenzierte Inhalte können wir nach einem Widerruf nur im Rahmen unserer vertraglichen Möglichkeiten zurückrufen. Auf diese Einschränkung weisen wir vor der Produktion hin.

7. Kundinnen, Kunden und Geschäftspartner

Zur Anbahnung und Durchführung unserer Aufträge verarbeiten wir Daten der Ansprechpersonen auf Kunden-, Agentur- und Dienstleisterseite: Name, Position, geschäftliche Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Verhältnis zu Ansprechpersonen juristischer Personen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung. Die Aufbewahrung richtet sich nach den gesetzlichen Fristen.

8. Bewerbungen

Bewerbungen erreichen uns per E-Mail sowie über die Recruiting-Plattform join.com der JOIN Solutions GmbH, Schönhauser Allee 36, 10435 Berlin. Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Angaben und Unterlagen ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Abschluss des Verfahrens löschen wir die Unterlagen spätestens nach sechs Monaten, es sei denn, Sie haben in eine längere Speicherung für künftige Positionen eingewilligt.

9. Eingesetzte Dienstleister

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen wir, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben:

Daneben geben wir Daten an unsere Steuerberatung, unsere Bank sowie an Behörden weiter, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

10. Übermittlung in Drittländer

Einige der genannten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder verarbeiten Daten dort, insbesondere in den Vereinigten Staaten, in Australien und in Singapur. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, insbesondere für nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Anbieter, oder wenn geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO bestehen, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen. Über die konkreten Garantien informieren wir auf Anfrage unter der in Abschnitt 2 genannten Adresse.

11. Speicherdauer im Überblick

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Widerruf von Einwilligungen: Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die in Abschnitt 2 genannte Adresse.

13. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Veränderung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen nach dem Prinzip der geringsten erforderlichen Rechte, Vergabe und Entzug von Zugängen durch die Geschäftsführung, Verpflichtung unserer Mitarbeitenden auf Vertraulichkeit sowie regelmäßige Sensibilisierung zum Datenschutz.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Die englische Fassung dieser Erklärung ist eine Übersetzung. Maßgeblich ist diese deutsche Fassung.

Stand: 20.07.2026